Chỉ một bước sai trong mẫu đơn xin sửa chữa căn hộ chung cư đúng Luật Xây dựng sửa đổi 2020 cũng có thể khiến bạn bị BQL trả hồ sơ, dừng thi công hoặc phải làm lại bản vẽ xin phép cải tạo căn hộ dẫn đến đội chi phí. Vậy một đơn xin sửa chữa căn hộ chung cư “đúng chuẩn” cần đủ mục nào, cam kết ra sao và hồ sơ kèm theo gồm những gì để được duyệt nhanh? Trong bài viết này, House Design sẽ giúp bạn tổng hợp mẫu đơn, checklist hồ sơ và hướng dẫn thực tế.
Khung pháp lý về cải tạo căn hộ chung cư
Trong thực tế, để thực hiện đúng quy định sửa chữa căn hộ chung cư, bạn cần hiểu rõ 2 “cửa”: Ban quản lý (BQL) kiểm soát vận hành – an toàn tòa nhà, còn cơ quan nhà nước chỉ tham gia khi hạng mục cải tạo thuộc diện phải xin giấy phép.
Luật Xây dựng 2014 & sửa đổi 2020
- Phải xin phép khi sửa chữa/cải tạo có khả năng ảnh hưởng kết cấu chịu lực, an toàn công trình, thay đổi công năng hoặc tác động kiến trúc theo yêu cầu quản lý.
- Không cần xin phép (thường gặp ở hoàn thiện – nội thất như sơn, lát/ốp, trần, thay thiết bị…) nhưng vẫn nên nộp mẫu đơn xin sửa chữa căn hộ chung cư cho BQL để đăng ký thi công, thống nhất giờ làm, che chắn, vận chuyển vật tư và xử lý rác thải.[1]
Nghị định 15/2021/NĐ-CP
- Có quy định về đơn đề nghị cấp giấy phép sửa chữa, cải tạo và thành phần hồ sơ; thực tế thường yêu cầu chuẩn bị 02 bộ hồ sơ đồng nhất giữa đơn – bản vẽ – giấy tờ pháp lý.
- Thẩm quyền cấp phép thường được phân cấp theo loại/cấp công trình (thực tế hay gặp UBND cấp huyện/cấp tỉnh tùy trường hợp).
Thông tư quản lý nhà chung cư
Khi cải tạo, tuyệt đối tránh xâm phạm phần sở hữu chung như trục kỹ thuật, hộp gen, ống thoát đứng, cấp nước, điện, thông gió, PCCC.
Mẫu đơn xin sửa chữa căn hộ chung cư đúng luật 2026
Đơn xin sửa chữa căn hộ gởi ban quả lý
Đơn xin sửa chữa căn hộ gởi ủy ban nhân dân xã
Tải mẫu đơn xin sửa cữa căn hộ gởi ủy ban nhân dân xã
Hồ sơ xin phép sửa chữa chung cư bao gồm những gì? (02 bộ hồ sơ + checklist bản vẽ)
Nếu hạng mục thuộc diện phải xin phép, hồ sơ thường bám theo hướng dẫn tại Nghị định 15/2021/NĐ-CP (mẫu đơn và thành phần hồ sơ).
Danh sách hồ sơ chuẩn: giấy tờ sở hữu – đơn – bản vẽ – ảnh hiện trạng
Tùy mức độ cải tạo và quy định địa phương/tòa nhà, một bộ hồ sơ “đi thẳng” thường có:
- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu/quyền sử dụng căn hộ (bản sao theo yêu cầu).
- Đơn theo mẫu áp dụng:
- Nộp BQL: đơn xin sửa chữa căn hộ chung cư (mẫu của tòa hoặc mẫu chuẩn).
- Nộp cơ quan nhà nước (nếu thuộc diện xin phép): đơn theo Mẫu số 01 Phụ lục II Nghị định 15/2021/NĐ-CP.
- Ảnh hiện trạng: chụp rõ khu bếp, khu vệ sinh, logia, các vị trí dự kiến khoan/đục, tường dự kiến xử lý.
- Mô tả hạng mục: viết theo cấu trúc “làm gì – ở đâu – phạm vi – vật liệu – có/không can thiệp MEP”.
- Bản vẽ hiện trạng và bản vẽ cải tạo (khuyến nghị), tối thiểu phải có bản vẽ khi có thay đổi điện/nước, bố trí bếp – vệ sinh.
Bản vẽ xin phép cải tạo căn hộ cần những gì để BQL/UBND chấp thuận?
Với góc nhìn của người làm nội thất, bản vẽ xin phép cải tạo căn hộ không cần dày, nhưng phải “đúng điểm rơi”: thể hiện rõ bạn sửa gì, có chạm vào hệ chung không, và biện pháp kiểm soát rủi ro.
Bộ tối thiểu (sửa nhẹ – nội thất)
- Mặt bằng bố trí nội thất.
- Mặt bằng trần/đèn).
- Mặt bằng điện: ổ cắm, công tắc, tuyến cấp điện tới các thiết bị chính.
- Mặt bằng cấp thoát nước.
- Bảng vật liệu hoàn thiện: sàn, tường, trần, đá, thiết bị.
- Ghi chú thi công: che chắn, bảo vệ thang máy/hành lang, thu gom phế thải.
Bộ nâng cao (phức tạp, dễ bị BQL soi kỹ)
- Bản vẽ hiện trạng vs cải tạo (đánh dấu vùng thay đổi).
- Chi tiết khu vệ sinh/chống thấm (cấu tạo sàn, cổ ống, phễu thu, thử nước).
- Biện pháp thi công và an toàn: khoan/đục, vận chuyển vật tư, kiểm soát bụi/ồn.
- Phối hợp MEP: điều hòa – thông gió, cấp thoát nước, điện – mạng; nêu rõ điểm đấu nối và phạm vi “trong căn hộ”.
Lưu ý thực tế: các thủ tục hành chính công bố công khai thường nêu rõ “đơn + giấy tờ + bản vẽ” là nhóm tài liệu cốt lõi; thiếu bản vẽ hoặc bản vẽ không thể hiện thay đổi là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả.
5 lỗi khiến hồ sơ bị trả và cách khắc phục nhanh
- Sai thông tin (tên chủ hộ, số căn, tòa, số giấy tờ)
- Khắc phục: đối chiếu hợp đồng/biên bản bàn giao, thống nhất một định dạng ghi.
- Mô tả hạng mục mơ hồ
- Khắc phục: liệt kê theo nhóm và nêu rõ phạm vi, vật liệu, có/không thay đổi điện/nước.
- Thiếu bản vẽ xin phép cải tạo căn hộ hoặc bản vẽ không thể hiện phần thay đổi
- Khắc phục: tối thiểu bổ sung mặt bằng bố trí + trần/đèn + điện; thêm nước nếu thay thiết bị.
- Cam kết không rõ
- Khắc phục: bổ sung 4 lớp cam kết (kết cấu, mặt ngoài, hệ kỹ thuật chung, trách nhiệm bồi thường).
- Thi công trước khi có văn bản chấp thuận
- Khắc phục: chỉ chốt lịch thi công khi BQL xác nhận; nếu thuộc diện xin phép theo thủ tục hành chính thì bám đúng quy trình công bố.
Các hạng mục xin phép và hạng mục không cần xin phép khi sửa chữa căn hộ chung cư
Nguyên tắc phân loại nhanh: hạng mục càng “chạm” vào kết cấu, trục kỹ thuật chung, mặt ngoài, công năng, thì rủi ro phải xin phép và bị từ chối càng cao.
Nhóm hạng mục thường KHÔNG cần xin phép (nhưng nên thông báo BQL)
- Sơn lại tường, hoàn thiện bề mặt (trong căn hộ).
- Lát/ốp gạch, thay sàn gỗ/sàn nhựa, thay phào chỉ.
- Trần thạch cao, thay đèn chiếu sáng (không ảnh hưởng hệ thống chung).
- Thay tủ bếp, lắp đặt các gói nội thất cơ bản chung cư như giường, tủ quần áo rời hoặc âm tường (không đục phá kết cấu).
- Sửa chữa điện nước trong căn hộ ở mức thay thế, đi lại tuyến nhánh (không can thiệp trục đứng/hộp gen).
- Chống thấm khu vệ sinh/logia theo biện pháp kỹ thuật (có thử nước và nghiệm thu).
Nhóm hạng mục CÓ NGUY CƠ phải xin phép/hoặc BQL từ chối
- Đập/đục tường nghi chịu lực; khoan cắt sâu vào dầm, cột, sàn.
- Đục sàn, thay đổi cao độ sàn; mở ô sàn; can thiệp cổ ống.
- Can thiệp hộp kỹ thuật, trục thoát đứng, trục cấp nước, trục thông gió.
- Thay đổi mặt ngoài (cửa, khung kính, lan can, dàn nóng lộ thiên…).
- Đổi công năng làm tăng tải sử dụng hoặc ảnh hưởng an toàn, PCCC.
- Đập thông căn hộ hoặc thay đổi bố trí làm ảnh hưởng hệ thống kỹ thuật chung.
Nhóm này thường phải đối chiếu kỹ quy định và có thể phát sinh thủ tục xin phép theo hệ thống văn bản quản lý xây dựng.
Một số kinh phí ẩn khi xin phép sửa chữa căn hộ chung cư (đừng để đội ngân sách)
Đây là phần dễ bị bỏ sót khi lập dự toán cải tạo. Với cùng một thiết kế, chi phí thực chi có thể “đội” chỉ vì thiếu kế hoạch thủ tục và vận hành tòa nhà.
Phí/chi phí thường gặp tại tòa nhà (tùy quy định BQL)
- Phí đăng ký thi công/nộp hồ sơ BQL (nếu có).
- Ký quỹ/đảm bảo thi công (hoàn trả khi nghiệm thu không hư hại).
- Phí thẻ thang máy/đặt lịch thang hàng hoặc khung giờ vận chuyển vật tư.
- Phí vận chuyển vật tư, bảo vệ hành lang, phủ sàn thang máy.
- Phí thi công ngoài giờ (một số tòa có quy định riêng).
Chi phí hồ sơ và bản vẽ (khi cải tạo phức tạp)
- Chi phí khảo sát – đo đạc hiện trạng.
- Chi phí triển khai bản vẽ thi công và bản vẽ xin phép cải tạo căn hộ (đặc biệt khi có thay đổi điện/nước, bếp, vệ sinh).
- Chi phí điều chỉnh nhiều vòng theo phản hồi BQL (đây là khoản hay “rơi” khi thiết kế ban đầu chưa bám nội quy tòa nhà).
Chi phí phát sinh “khó thấy” trong thi công
- Che chắn, bảo vệ khu vực thi công (nilon, ván phủ, băng dán, thảm sàn hành lang).
- Thu gom, vận chuyển phế thải đúng tuyến và đúng khung giờ.
- Chi phí xử lý chống thấm lại nếu nghiệm thu không đạt (khu vệ sinh là điểm nhạy cảm).
- Chi phí sửa lỗi MEP: đấu nối sai, thoát nước chậm, mùi, ồn đường ống.
- Chi phí khôi phục hiện trạng nếu thi công sai phạm vi đã cam kết/không được duyệt.
Nên dự phòng ngân sách 10–15% cho phát sinh vận hành và kỹ thuật, đặc biệt với căn hộ đã sử dụng lâu năm. Theo kinh nghiệm cải tạo chung cư cũ, việc xử lý các đường ống ngầm và chống thấm lại khu ướt thường là nguyên nhân chính gây thâm hụt ngân sách dự kiến.
Kết luận
Để đơn xin sửa chữa căn hộ chung cư được duyệt nhanh, bạn cần chuẩn thông tin, cam kết rõ, chuẩn 02 bộ hồ sơ khi thuộc diện xin phép và có bản vẽ xin phép cải tạo căn hộ phù hợp mức độ can thiệp. Đồng thời, luôn tuân thủ ranh giới sở hữu chung – sở hữu riêng, tránh tác động kết cấu chịu lực và hệ kỹ thuật chung của tòa nhà. Nếu bạn cần bộ mẫu file DOC, checklist hồ sơ hoặc hỗ trợ triển khai bản vẽ – dự toán – thi công đúng quy định, House Design sẵn sàng đồng hành từ khảo sát đến nghiệm thu và bảo hành.
